Offre d’emploi : Assistant(e) du pôle secrétariat direction

Assistant(e) du pôle secrétariat direction

 

Descriptif de l’emploi
I. APPUYER LA CHEFFE DE L’ASSISTANCE DE DIRECTION ET PALIER L’ABSENCE DE L’AGENT D’ACCUEIL
a) Assurer le secrétariat du service assistance de direction
b) Assurer l’accueil de l’état-major
c) Assurer la gestion du site internet et intranet
Missions ou activités
 Assurer les accueils physique et téléphonique du service Direction
 Gérer les agendas électroniques et les rendez-vous du Directeur et de son adjoint
 Suivre le traitement du courrier adressé aux Président du CA, au Directeur départemental et au Directeur départemental
adjoint
 Gérer le suivi des parapheurs mis à la signature de M. le Président du conseil d’administration et de M. le Préfet
 Assister le Directeur départemental et le Directeur départemental adjoint
 Etablir les recueils des actes administratifs du SDIS
 Organiser les manifestations et cérémonies
 Gérer les demandes de réservation de véhicules du pool général et en assurer le suivi
 Gestion de l’accueil physique et téléphonique
 Gestion du courrier
 Gérer le site internet et intranet du SDIS

Profil recherché
• Savoir :
– Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du SDIS
– Connaissance des missions de chaque service de l’état-major
– Maitriser les techniques de standard téléphonique et d’accueil du public
– Maitriser internet et l’intranet du SDIS
– Maitriser les logiciels Word et Excel

• Savoir-faire :
– S’exprimer clairement
– S’adapter aux différents publics
– Réguler l’entrée des visiteurs et assurer la traçabilité
– Gérer les situations de stress et réguler les tensions
– Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
– Conserver neutralité et objectivité en toutes situations
– Appliquer l’obligation de discrétion professionnelle d’information
– Appliquer le règlement interne de l’établissement public
– Filtrer les appels téléphoniques et les transmettre aux agents compétents ou bien en cas d’absence prendre un message
– Recevoir et transmettre les messages et courriers informatiques dans les plus brefs délais
– Identifier et anticiper les problèmes
– Signaler à sa hiérarchie toutes anomalies
– Organiser son temps de travail
– Rendre compte de l’avancée des travaux confiés

• Savoir être :
– Accueillir le public avec amabilité
– Faire preuve d’écoute et de compréhension
– S’exprimer avec politesse
– Porter une tenue vestimentaire convenable et adaptée au poste
– Avoir une bonne hygiène corporelle
– Organiser méthodiquement son espace de travail
– Posséder des qualités relationnelles et le sens de l’entraide
– Savoir travailler en équipe